Cómo Reducir los Gastos de Impresión en las Empresas

En el dinámico mundo empresarial de nuestra actualidad, la eficiencia y la reducción de costos son esenciales para el éxito y la sostenibilidad de los negocios. Un proceso que a menudo se pasa por alto o no se le presta la atención necesaria, pero, que es crítico en términos operativos, es la gestión de la impresión de documentos.

En muchas ocasiones, las impresiones se llevaban buena parte de los gastos en las oficinas, entre hojas de papel, tóners, cartuchos de tintas, y, hasta refacciones y mantenimiento en los distintos equipos de impresión que se utilizan, como por ejemplo, multifuncionales, fotocopiadoras, plotters e incluso impresoras de tickets.

Los gerentes administrativos y dueños de negocios que quieren reducir significativamente este tipo de egresos pueden recurrir a distintas estrategias efectivas basadas en los Servicios Administrados de Impresión (también conocidos como Managed Print Services), en el alquiler de equipos, y por supuesto, en la compra inteligente de consumibles. A continuación te compartimos en qué consiste cada una de ellas.

Este modelo representa un servicio integral que ayuda a gestionar de forma eficiente todas las necesidades de impresión que tienen las empresas con un volumen considerable de manejo de archivos físicos. Al adoptar estos procesos de gestión administrada se puede obtener un análisis detallado sobre los hábitos de impresión que envuelven a los equipos de trabajo, y de esta forma, se pueden identificar y atender áreas de ineficiencia, evitar la fuga de información, y claro, reducir costos.

En resumen, los MPS ofrecen una serie de numerosos beneficios, como la optimización de la infraestructura de impresión, un mayor control en el consumo de recursos, y, contar con una asistencia técnica especializada. Además, los proveedores de estos servicios a menudo usan tecnologías de punta para monitorear y manejar vía remota las impresoras, por lo que estos instrumentos estarán a tu disposición, asunto que podrás explotar como ventaja frente a tus competidores.

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Arrendar multifuncionales e impresoras para equipar tus espacios de trabajo es una decisión que claramente te ayudara a ahorrar gastos. Esta variante permite que las empresas accedan a tecnología de impresión moderna, pero, con el gran atributo de no tener que desembolsar cantidades excesivas de dinero.

Por otro lado, la renta es flexible ya que las oficinas pueden elegir equipos que se adapten enteramente en sus necesidades operativas, y si hay cambios en su estructura, pueden sustituir los dispositivos por otros diferentes sin requerir de gestiones complicadas. Otro punto importante es que en este esquema, casi siempre se incluye al usuario el mantenimiento y servicio de las impresoras, esto con la intención de asegurar un funcionamiento óptimo.

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Es muy importante seleccionar cuidadosamente qué cantidad y qué especie de consumibles necesitas adquirir; así como cualquier otro gasto atribuido al abastecimiento de materiales de una empresa. Tener un proceso establecido para el suministro y compra de tóners, papel y otros accesorios, garantizará que tengas tus equipos siempre funcionando y sin parar tu operación. Imagina que en una notaría o en el área de administración de una fabrica se quedaran sin trabajar porque a mitad del día se les acabo la tinta ¡sería un problema grandísimo!

En este punto, otro detalle a considerar es el factor de la elección de un proveedor confiable que distribuya una amplia variedad de consumibles. A veces, los cartuchos originales no son la única opción si estás buscando calidad; por ejemplo, hay consumibles compatibles que tienen las mismas virtudes, pero a costos más bajos y justos. El distribuidor que contrates tendrá que guiarte y aconsejarte en cuáles son los productos que tu oficina necesita, contemplando tu nivel de trabajo, tu presupuesto, y los equipos de impresión que están a tu disposición.

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Desarrollar y aplicar una cultura de impresión consiente en tu compañía va más allá incluso de las soluciones tecnológicas y de gestión mencionadas párrafos arriba. Esta actividad implica educar y capacitar a tu personal sobre cuáles son las prácticas de impresión más saludables, tanto para las finanzas de la empresa como para el medio ambiente de nuestro planeta.

Por ejemplo, hacer impresiones a doble cara, reciclar hojas, ahorrar tintas, o limitar la impresión únicamente a documentos esenciales, pueden ser parte de tus nuevas políticas. Así, seguro ahorraras consumibles, energía eléctrica, y también, ampliarás la vida de uso de tus equipos. Al final, todo esto se traduce en ahorro de dinero.

Nuestra empresa se ha distinguido a lo largo de los años por ser una aliada de las empresas privadas y de las instituciones de gobierno en lo que corresponde a optimizar y estandarizar procesos de impresión y digitalización. El personal técnico de SEITON es lo mejor que hay en el mercado, ya que cuentan con décadas de experiencia en el gremio, lo que permite ofrecer a los clientes una solución integral y personalizada para atender puntualmente sus necesidades y áreas de oportunidad.

A través de la oferta de servicios que SEITON comparte, podrás implementar en tu negocio una estrategia efectiva de ahorro de gastos de impresión. Nuestro equipo te asesorará para adoptar un sistema administrado de impresión donde tendrás acceso a la renta de los mejores equipos de impresión con opciones multi-marca, además de una gama extensa de productos consumibles; pero lo más importante, tendrás un control absoluto para regular los hábitos de impresión de documentos que realizan tus colaboradores.

Si te interesa conocer más del Servicio Administrado de Impresión te invitamos a que te comuniques con nosotros para que un asesor SEITON te realice un diagnóstico detallado del estatus actual de tus procesos de impresión.

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