Conoce cómo digitalizar tus documentos
La digitalización de documentos se ha establecido como un pilar fundamental en la evolución de las empresas hacia una mayor eficiencia y competitividad en el mercado actual. ¡Confía en SEITON para impulsar el crecimiento y éxito de tu empresa en un mundo cada vez más digitalizado!
La
digitalización de documentos se ha establecido como un pilar fundamental en la evolución de las empresas hacia una mayor eficiencia y competitividad en el mercado actual. Este proceso no solo implica una transición hacia lo digital, sino que representa una revolución en la forma en que las organizaciones gestionan y aprovechan su información, desde la simplificación de tareas administrativas hasta la mejora sustancial en la colaboración interdepartamental.
En
SEITON entendemos la importancia que tiene la digitalización como catalizador de una transformación integral. Por ello, profundizaremos en las razones por las cuales es fundamental para obtener ventajas competitivas en un mundo cada vez más digitalizado.
Importancia de la Gestión Documental en la Era Digital
La gestión eficiente de documentos es un componente fundamental para garantizar la fluidez en las operaciones de empresas y organizaciones de diversos ámbitos. Si bien tener un archivo físico es de utilidad, ya que es la herramienta más fiable de contar con información, en la era en la que vivimos, todos los archivos que no sean digitalizados están en riesgo de perderse.
La digitalización de documentos va un paso más allá. Además de convertir el documento en formato digital, emplea tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transformar el texto de las imágenes escaneadas en un formato que puede ser editable, preferentemente en formato PDF. Esto implica que se puede buscar, editar y mantener el contenido del documento como si se tratara de cualquier otro archivo digital, lo que facilita su gestión y utilización.
Principales diferencias entre un documento físico y un documento digital y sus usos
Digitalización de documentos
La digitalización de documentos tiene múltiples ventajas como los siguientes:
- Accesibilidad: Los archivos digitales tienen la característica de poder ser leídos y procesados desde cualquier lugar con una conexión a Internet y un dispositivo compatible, incluso sin internet al ser descargados, lo que permite un acceso rápido y conveniente.
- Empleo de tecnologías: Digitalizar un documento también implica la apertura a que utilicen tecnologías sobre ellos como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transformar el texto de las imágenes escaneadas en un formato editable. Esto implica que se puede buscar, editar y manipular el contenido del documento como si se tratara de cualquier otro archivo digital, lo que facilita su gestión y utilización
- Almacenamiento Eficiente: Los archivos digitales ocupan poco espacio físico en comparación con sus contrapartes físicas, lo que facilita el almacenamiento y la organización de grandes cantidades de información.
- Facilidad de Copia y Distribución: La capacidad para copiar y distribuir archivos digitales de forma rápida y económica los hace ideales para compartir información con otras personas de manera instantánea.
- Facilidad de Búsqueda: Los archivos digitales pueden ser fácilmente buscados y categorizados utilizando herramientas de búsqueda y sistemas de gestión de documentos, lo que facilita la recuperación de información específica en segundos, además de que permite la búsqueda, edición y manipulación del contenido del documento.
- Tipos de archivos: preferentemente se transforman en archivos en formato PDF.
- Durabilidad: En comparación con los archivos físicos que pueden deteriorarse con el tiempo, los archivos digitales pueden ser respaldados y almacenados en múltiples ubicaciones para garantizar su preservación a largo plazo.
Archivos físicos
Si bien los archivos físicos proporcionan una sensación de tangibilidad y seguridad que algunos usuarios encuentran reconfortante, especialmente cuando se trata de documentos importantes o sentimentales, lo cierto es que la difícil transportación, el daño con el paso del tiempo y que las réplicas pierden calidad al ser reproducidas por la vía de las copias, hacen menos efectivo a día de hoy tener más documentos físicos que digitales.
Beneficios de digitalizar documentos
La creciente demanda de información y la alta necesidad de acceder a los archivos de forma instantánea han impulsado la digitalización de documentos como un procedimiento más ágil y simple. Aquí te compartiremos sus principales beneficios:
Acceso rápido y eficiente a la información
Permite acceder a la información relevante en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto elimina la necesidad de buscar documentos físicos en archiveros o cajas, lo que ahorra tiempo.
Optimización de procesos
Automatiza una amplia gama de procesos, como la gestión de facturas, contratos, recursos humanos, entre otros. Esto no solo agiliza las operaciones internas, sino que también reduce los errores y aumenta la precisión en la ejecución de tareas.
Mejora de la colaboración y la toma de decisiones
Facilita la colaboración entre equipos al permitir que múltiples usuarios accedan y compartan documentos de forma simultánea. Esto promueve una comunicación más fluida, toma de decisiones más ágiles y datos actualizados y precisos.
Eliminación de robos y pérdidas de datos
La prevención de la pérdida de documentos una de las ventajas más destacadas.
Al convertir documentos físicos en archivos digitales, se elimina el riesgo de daños por deterioro, pérdida accidental o desastres naturales. Además, los archivos digitales pueden ser respaldados y almacenados de manera segura en múltiples ubicaciones, lo que garantiza su preservación a largo plazo.
Reducción de costos y espacio físico
Elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en papel, lo que ahorra espacio físico en las instalaciones y reduce los costos asociados con el almacenamiento, mantenimiento y transporte de documentos físicos.
Seguridad y cumplimiento normativo
Permite implementar medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial de la empresa. Además, facilitar el cumplimiento de regulaciones y normativas en materia de privacidad y protección de datos al establecer controles de acceso y auditorías de seguimiento.
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No solo nos limitamos a digitalizar documentos; vamos más allá para garantizar la seguridad y confiabilidad de tu información. Implementamos medidas de seguridad avanzadas para proteger tus datos sensibles y mantenemos la accesibilidad de tus documentos. Además, contamos con tecnologías innovadoras respaldadas por nuestros expertos en gestión documental.
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